Upræcise fakturaer koster ordrer for små producenter af økologiske fødevarer

Der er travlt i landets professionelle køkkener, og derfor kan tålmodigheden være kort i forhold til leverandører, som ikke kan levere korrekte fakturaer eller fakturaer, hvor råvarerne er gjort op i kg, så det er nemt at beregne og dokumentere økologiprocenten i forhold til kravene bag Det Økologiske Spisemærke.

Hotelkæden Scandic Hotels har således droppet flere økologileverandører, som ikke leverer brugbare data, som gør det nemt at beregne økologiprocenten. Scandic oplever igen og igen, at de enten må opsige samarbejdsaftaler eller ikke kan indgå nye samarbejder med økologiske leverandører, fordi de ikke kan levere korrekt udfyldte fakturaer og opgørelser. Derfor efterspørger hotelkæden nu et system, som skal gøre det nemmere at dokumentere økologiprocenten.

Det fremgår af en artikel i Økologisk Landsforenings nye 'Markedsrapport 2023 - Fremtidens foodservice', som blev offentliggjort ved foreningens inspirationsdag i Skuespilhuset.

Heraf fremgår det at Nordens største hotelkæde, Scandic Hotels, har Det Økologiske Spisemærke i bronze på 30 danske hoteller. For at de kan dokumentere deres økologiprocent, er det nødvendigt, at deres økologiske leverandører fakturerer korrekt og kan levere periodevise opgørelser over økologiprocenten, forklarer Karsten Nielsen, som er direktør for Food & Beverage i hotelkæden:

“Når vi får fakturaer og statistikker ind fra leverandørerne, kommer det i alle mulige hjemmestrikkede løsninger, som det tager tid for os at tyde og forstå og ofte mangler der tal. Det er især det samlede antal kg, som leverandørerne kan have svært ved at opgive. Det dur ikke, at de skriver ‘to bundter gulerødder’, for det er en regneenhed, som vi ikke lige kan overføre til kg,” siger Karsten Nielsen, som derfor efterlyser et ’værktøj’, der kan gøre det nemmere at beregne økologiprocenten.

Flere forliste samarbejder

Karsten Nielsen har, siden Scandic fik Det Økologiske Spisemærke for to år siden, igen og igen oplevet, at der er økologiske producenter med lækre råvarer og produkter, som han har fravalgt, da de ikke formår at opgive de lovpligtige data, som Scandic skal anvende i sit økologiregnskab, som bliver kontrolleret i forbindelse med Fødevarestyrelsens økologikontrol.

“Jeg ønsker virkelig at understøtte de små økologiske leverandører, men min erfaring er, at de har svært ved det administrative arbejde, og så går det galt. Jeg har simpelthen ikke tid og råd til at tumle med hver enkelt leverandør og bruge ressourcer på at ordne deres fakturaer,” siger Karsten Nielsen.

Scandic oplever, at de store leverandører har styr på dokumentationen, men det ærgrer ham, at hotelkøkkenerne er nødt til at takke nej til spændende råvarer fra små producenter.

“Det må da for pokker være muligt at lave et generisk system til leverandørerne, så de ved, hvilke data de altid skal udfylde, og hvis de putter deres data derind, så vil de altid kunne levere de lovpligtige tal,” siger han.

Local Spirits udviklede sin egen løsning

Local Spirits er i dag leverandør af økologisk alkohol til Scandic, men i begyndelsen var det en udfordring, at selskabets økonomisystem ikke kunne levere alle de informationer, som Scandic skulle bruge.

“Vi endte med selv at være nødt til at bruge noget tid og nogle ressourcer på at bygge en rapportskabelon, som vi kunne sende til Scandic. Men nu fungerer det,” siger Martin Damgaard, som er direktør hos Local Spirits.

Løsningen består af et hjemmestrikket excel-ark, som omregner volumener til kg og separerer konventionelle varer fra økologiske. Et system, som Local Spirits siden har taget i brug hos flere og flere af de hotelkæder, de leverer til.

“Det er blevet en hygiejnefaktor, at vi skal levere data omkring økologiprocenter, fordi flere og flere får spisemærket. Vi har heldigvis kunnet gøre det. Men det ville da være dejligt, hvis der fandtes et generisk værktøj eller system,” siger Martin Damgaard.

Karsten Nielsen er helt enig. Han er ikke i tvivl om, at et sådant redskab vil gøre det nemmere for flere små leverandører at blive leverandører til større kunder som Scandic-kæden.

“For os vil det betyde, at vi nemmere kan opfylde vores målsætning om at understøtte det danske økologiske landbrug og små økologiske producenter. Det vil betyde mere kærlighed og sjæl i råvarerne og produkterne, fordi vi ikke kun tvinges til at støtte den store industri,” siger Karsten Nielsen.

Han mener, at det er et fælles ansvar for foodservice-branchen, de økologiske leverandører, Økologisk Landsforening og Fødevarestyrelsen at opbygge et brugbart system, som kan levere de rigtige data til økologiregnskab.

ØL: Det skal løses 

Hos Fødevarestyrelsen og Økologisk Landsforening kan man godt se meningen med et sådant system. Men udviklingen af systemet skal udvikles af private udbydere, mener Robert Langberg Lind, som er specialkonsulent hos Fødevarestyrelsen:

”Hos Fødevarestyrelsen kan vi ikke indgå i udvikling af software eller systemer, men vi kan være med til at kvalitetssikre systemerne, som er udviklet af andre udbydere,” siger Robert Langberg Lind.

Også Torben Blok, markedschef for foodservice i Økologisk Landsforening, er enig i, at udfordringerne med dokumentationen er et problem, som skal løses – gerne i fællesskab.

“Vi kan se, at der er et behov, som både kan gavne de små økologiske leverandører og de professionelle køkkener. Hos Økologisk Landsforening vil vi gerne være med til at facilitere en løsning. Så hvis nogen har en god ide til et system, så vil jeg opfordre til, at man tager fat i mig,” siger Torben Blok og tilføjer:

“Jo flere bud på løsninger, som kommer, jo bedre et system, kan der blive lavet.”